Y Siarter Cwynion

Os byddwch chi’n gwneud cwyn am y gwasanaeth rydych wedi’i gael gan yr Awdurdod Rheolei Cyfreithwyr, rydym am wneud yn siŵr eich bod yn gwybod beth i’w ddisgwyl gennym ni a sut byddwn yn delio â'ch cwyn. Mae’r siarter hon yn egluro beth allwch chi ei ddisgwyl gennym ni pan fyddwch chi’n gwneud cwyn, a beth rydym ni’n ei ddisgwyl gennych chi er mwyn i ni allu cyflawni ein dyletswydd i ddelio â’ch cwyn yn briodol.

Pan fyddwch chi’n cysylltu â ni i wneud cwyn am ein gwasanaethau:

• byddwn yn eich trin â pharch a chwrteisi;
• byddwn yn ymateb i chi o fewn yr amser a nodwyd yn ein polisi cwynion. Os nad yw hyn yn bosib, byddwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi am ein hymchwiliad ac yn dweud pryd ddylech chi ddisgwyl ymateb;
• byddwn yn delio â’ch cwyn mewn ffordd deg ac agored. Byddwn yn gofyn am farn y rheini sy’n ymwneud â’r gŵyn, a byddwn yn rhannu ein hymateb â chi a phawb sy’n gysylltiedig â’ch achos a’ch cwyn;
• byddwn yn eich cyfeirio at gam nesaf y drefn gwyno os byddwch chi’n dal yn anfodlon â’n hymateb, neu’n eich cyfeirio at lwybr arall a allai leddfu’ch pryderon;
• byddwn yn dysgu o’r adborth a gawn gennych chi – er enghraifft, mae’n bosib y byddwn yn argymell newidiadau yn sgil cwyn, os bydd hynny’n osgoi problemau tebyg yn y dyfodol; a
• byddwn yn gwneud addasiadau rhesymol i’n gwasanaeth, fel darparu gwybodaeth mewn print bras neu ieithoedd eraill, a chaniatáu mwy o amser i chi gyflwyno gwybodaeth i ni.

Pan fyddwch chi’n gwneud cwyn am ein gwasanaeth, gofynnwn i chi wneud y canlynol:

• sicrhau eich bod yn deall ein trefn gwyno tri cham sy’n cael ei hamlinellu ar ein tudalen cwynion a’i disgrifio’n fanylach yn ein polisi cwynion. Mae’r wybodaeth hon hefyd ar gael fel taflen neu mewn fformatau mwy hwylus;
• cyflwyno’r holl wybodaeth y bydd ei hangen arnom ni am eich cwyn, er mwyn i ni allu rhoi sylw llawn i’ch pryderon – ewch i’n tudalen cwynion i gael rhagor o fanylion am y wybodaeth y bydd ei hangen arnom ni;
• trin ein staff â pharch a chwrteisi. Os byddwn ni o’r farn bod eich ymddygiad yn afresymol – er enghraifft, os ydych chi’n ymddwyn yn sarhaus neu’n dal ati yn afresymol – gallwn ystyried defnyddio ein polisi ymddygiad afresymol i gyfyngu ar eich gohebiaeth â ni;
• rhoi gwybod i ni os ydych chi eisiau i ni wneud unrhyw addasiadau rhesymol i’n gwasanaeth – darllenwch ein polisi addasiadau rhesymol;
• rhoi gwybod i ni os ydych chi eisiau i ni gyfathrebu â chi mewn ffordd benodol, neu eisiau ein deunyddiau gwybodaeth mewn fformat arall; a
• rhoi unrhyw adborth i ni ar ein gwasanaeth – boed yn gadarnhaol neu’n negyddol – er mwyn i ni allu dal ati i wella ein gwasanaeth.